Theo khoản 2, Điều 96 Luật Doanh Nghiệp 2005, quy định quyền và nhiệm vụ của Đại hội cổ đông thường niên:
- Thông qua định hướng phát triển của công ty;
- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát ( theo quy định từng công ty );
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác;
- Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty;
Các công đoạn trong quá trình chuẩn bị, tổ chức đại hội cổ đông mất rất nhiều thời gian, chi phí nhân sự , nếu việc phân bổ quản lý công việc không khoa học chính xác còn dẫn đến tình trạng sai sót như gửi thiếu thư mời dẫn đến số lượng cổ đông tham dự không đủ theo quy định pháp luật thì đại hội sẽ bị hủy bỏ, kiểm tra thông tin cổ đông dự họp sai, thống kê báo cáo kiểm phiếu lâu, thiếu chính xác làm mất hình ảnh uy tín của doanh nghiệp trong mắt các cổ đông.
Vì vậy, để tổ chức một Đại hội cổ đông chuyên nghiệp, khoa học cần phải tuân thủ những bước sau:
I. Chuẩn bị trước khi Đại hội cổ đông
1. Chuẩn bị địa điểm tổ chức đại hội cổ đông
Một địa điểm tổ chức trang trọng, không gian diện tích đủ vừa với số lượng cổ đông của doanh nghiệp sẽ góp phần khẳng định vị thế tài chính, thể hiện sự tôn trọng, nồng nhiệt đối với các cổ đông tham dự , đem đến ấn tượng sâu sắc nhất.
2. Lên danh sách cổ đông mời tham gia dự họp
- Tiến hành lập danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông khi nhận được danh sách chốt cổ đông từ trung tâm lưu ký chứng khoán.
- Lọc phân loại danh sách theo khu vực, chi nhánh để thuận tiện cho việc gửi thư mời họp.
3. Gửi thư mời họp đến cổ đông
- Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp, chậm nhất bảy ngày làm việc trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn.
- Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm ( bưu điện, chuyển phát nhanh) đến được địa chỉ thường trú của cổ đông để thư mời họp được đến tay trực tiếp cổ đông.
4. Khung chương trình họp
Người triệu tập họp Đại hội cổ đông phải lập chương trình và nội dung cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, xác định thời gian và địa điểm họp gửi đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005, thông báo này được gửi kèm với thông báo mời họp hoặc đăng tải trực tiếp lên trang thông tin điện tử của công ty
II. Tiến hành họp đại hội cổ đông
1. Tổng hợp lại tài liệu, nội dung cần thông qua trong cuộc họp
Chuẩn bị, kiểm tra lại thông tin Tài liệu báo cáo tài chính, kế hoạch định hướng phát triển công ty, mức cổ tức, danh sách bầu cử, miễn nhiễm, phiếu biểu quyết, bầu cử, mẫu biên bản đại hội, thiết bị ngoại vi hỗ trợ (máy chiếu, máy in, thiết bị âm thanh, ánh sáng) trước giờ Đại hội diễn ra trong khoảng 2 – 3 tiếng.
2. Đăng ký thông tin cổ đông tham dự
Tại hội trường diễn ra có đặt bàn check thông tin cổ đông tham dự ( số cổ phần ) , bổ sung thông tin cổ đông ủy quyền,… . . Đại hội sẽ được diễn ra nếu số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết cho lần họp thứ nhất, và 51% cho lần họp thứ 2.
Nếu công ty có số lượng cổ đông lớn, ít bàn check thông tin cổ đông sẽ dẫn đến tình trạng chờ đợi mất thời gian, thông tin thiếu chính xác do đó Đơn vị tổ chức cần lưu ý vấn đề này.
3. Cuộc họp được diễn ra
Bắt đầu đại hội là lời tuyên bố, công bố lý do tổ chức, sau đó hoạt động báo cáo tình hình tài chính, tỷ lệ cổ tức, tiếp theo là Biểu quyết các vấn đề định hướng phát triển công ty,… tùy theo quy định của từng công ty hàng năm sẽ diễn ra công tác Bầu cử thành viên HĐQT, Ban kiểm soát theo hình thức biểu quyết đếm, biểu quyết kiểm phiếu để đưa ra báo cáo kiểm phiếu nhanh, chính xác nhất. Tuy nhiên, nếu số lượng cổ đông lớn sẽ tốn kém nhiều nhân sự trong công tác kiểm phiếu, đếm, thiếu chính xác mà còn làm giảm hình ảnh uy tín của doanh nghiệp trong mắt các cổ đông tham dự.
4. Kết thúc Đại hội
Đại diện BTC sẽ tiến hành tổng hợp báo cáo lại nội dung kết quả đã được thông qua trong đại hội. Đại hội kết thúc với sự háo hức, chờ đợi 1 năm, 1 nhiệm kỳ mới mang đến cho Doanh nghiệp sự thành công – phát triển hơn nữa.
Đại hội cổ đông diễn ra trong thời gian ngắn nhưng chỉ 1 sai sót nhỏ thôi ( gửi thư mời, đăng ký dự, kiểm phiếu sai) cũng gây ra tổn thất vô cùng to lớn cho Doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường, các doanh nghiệp đã giảm bớt áp lực trong việc tổ chức Đại hội cổ đông bằng việc bằng việc ứng dụng “
phần mềm tổ chức đại hội cổ đông” từ các Công ty chứng khoán, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm quản lý. ATO tự hào là đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức Đại hội cổ đông cho các doanh nghiệp như BIDV, Vietnam airline, Vinaconex, Desco, FLC,… Để tìm hiểu chi tiết hơn về sản phẩm
“Phần mềm tổ chức đại hội cổ đông” ATO Tại đây.
hân hạnh được đồng hành cùng Qúy công ty trong mùa đại hội cổ đông 2016 !